Správa dokumentů a archivace

Správa dokumentů

Správa dokumentů v Evropské komisi známá pod zkratkou e-Domec (elektronická archivace a správa dokumentů) má za cíl zajistit jednotnost této správy ve všech útvarech Komise. Standardní a jednotná pravidla umožňují Komisi kdykoli poskytnout informace o záležitostech, za něž je odpovědná. Tato pravidla jsou prováděna prostřednictvím informačního systému Ares/NomCom.

Uchovávání spisů

Spisy je třeba uchovávat proto, aby Evropská komise mohla z administrativního i právního hlediska řádně fungovat jako veřejná služba.

Uchovávání spisů rovněž zajišťuje transparentnost a umožňuje jejich zpřístupnění veřejnosti v historickém archivu vždy po 30 letech.

Ne všechny spisy je však třeba uchovat pro budoucnost. Některé jsou uchovávány natrvalo a některé jen po určitou dobu.

Právní základ

• rozhodnutí Komise o správě záznamů a archivech
• prováděcí předpisy Komise týkající se správy záznamů a archivů
• třetí revize společného seznamu pro uchovávání spisů Evropské komise
• prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se správy a (krátkodobého a střednědobého) uchovávání dokumentů Komise
• prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se správy a dlouhodobého uchovávání archivních materiálů Evropské komise

Archivace v Evropské komisi

Archivace v Evropské komisi zahrnuje jak vnitřní postupy a strategie týkající se archivního materiálu, tak spolupráci a koordinaci s ostatními institucemi a stranami.

Co realizuje Komise interně

Evropská komise zavádí právní rámec, strategie a postupy pro správu svého archivního materiálu a po 30 letech jej vždy zpřístupní veřejnosti.

Společný seznam Komise pro uchovávání údajů stanoví podmínky a dobu uchovávání každého typu spisu. Jakmile je spis považován za uzavřený, tento seznam stanoví, zda by měly být uchován nebo zničen. Postupem času (maximálně 15 let) musí Komise provést výběr archivního materiálu, který chce uchovat jako historický archiv.

Co realizuje Komise externě

Evropská komise podporuje spolupráci v oblasti archivního materiálu se zeměmi EU a s dalšími orgány EU i mezinárodními archivy:

• spolupředsedá a zajišťuje fungování sekretariátu Evropské skupiny pro archivnictví, která se skládá z odborníků na vysoké úrovni ze všech zemí EU
• udržuje úzké vztahy s fórem DLM
• spolupracuje s ostatními orgány EU v interinstitucionální pracovní skupině pro archivy